איך להגדיר היקף לפרויקט תוכנה בלי שייקח שישה חודשים רק להתחיל

השלב היקר ביותר ברוב פרויקטי התוכנה הארגוניים הוא דווקא זה שמייצר אפס שורות קוד עובדות. שלב האפיון. סמנכ"לי פיתוח בישראל רואים בקביעות איך שישה חודשים מתאדים לתוך סדנאות, מסמכי דרישות, ראיונות בעלי עניין וועדות ארכיטקטורה — לפני ששורת קוד אחת נכתבת. עד שמתחילים לייצר, הצורך העסקי כבר השתנה, אנשי מפתח עזבו, והפרויקט אסף מספיק מטען פוליטי כדי להטביע את עצמו. הנה למה זה קורה ואיך עוצרים את זה.

למה שלבי אפיון נמתחים

שלושה כוחות חוברים יחד להאט אפיון:

• הספק מחייב לפי שעה. ספק ב-Time and Materials מקבל תמריץ ישיר להאריך אפיון. עוד סדנה, עוד חשבונית. אף אחד לא מודה בזה בקול, אבל החשבון הוא החשבון.
• הלקוח מפחד להתחייב. ברגע שחתמתם על אפיון ועל מחיר, אתם הבעלים של ההשלכות. אפיון אינסופי הוא דרך לדחות אחריות. זה מרגיש פרודוקטיבי כי יש פגישות. זה לא פרודוקטיבי.
• אף אחד לא יודע מתי האפיון נגמר. בלי הגדרה ברורה של "מאופיין", מסמך הדרישות ממשיך לתפוח. כל בעל עניין מוסיף את המשאלה שלו. מסמך של 40 עמודים הופך ל-120, אחר כך ל-200, ואיפשהו שם הפרויקט נכבה בשקט.

התוצאה: "שלב אפיון" שהופך לתעשיית אפיון. מסמכים שאף אחד לא קורא. ארכיטקטורות שאף אחד לא מממש. ושישה חודשים אחר כך, פגישת קיק-אוף שבה כולם מעמידים פנים שזו ההתחלה.

איך נראה תהליך אפיון טוב

תהליך אפיון ממושמע אורך שבועיים עד שלושה. לא חודשיים-שלושה. שבועיים עד שלושה. הנה מה שהוא מייצר:

• אפיון פונקציונלי כתוב — מה המערכת עושה, מי משתמש בה, מה מקרי הקצה. הדוק. 15 עד 30 עמודים, לא 200.
• סקיצת ארכיטקטורה — הרכיבים העיקריים, נקודות האינטגרציה, מודל הדאטה ברמת על. מספיק כדי לאמוד, לא מספיק כדי לאזוק החלטות מימוש.
• תוכנית אספקה — שלבים, אבני דרך, תלויות, ומה מודגם מתי.
• אומדן במחיר קבוע — מספר שהספק מתחייב עליו, עם ההיקף שהמספר הזה מכסה מתועד במפורש.
• מרשם סיכונים — שלושה עד חמישה דברים שהכי סביר יפוצצו את הפרויקט, ואיך מנהלים אותם.

שבועיים עד שלושה. חמישה תוצרים. החלטה ברורה של go/no-go בסוף. זה איך שטוב נראה.

איך תהליך של שבועיים-שלושה רץ בפועל

הקצב חשוב לא פחות מהתוצרים. אפיון טוב רץ ככה:

• שבוע ראשון. שלושה עד חמישה ראיונות ממוקדים עם בעלי עניין — לא סדנאות של כל הארגון. ראש הצוות הטכני ומנהל הפרויקט מהספד נוכחים. הם מקשיבים יותר משהם מדברים. עד סוף השבוע הראשון יש טיוטת אפיון פונקציונלי במחזור.
• שבוע שני. צלילה לעומק על ארכיטקטורה ואינטגרציות מול הצוות הטכני שלכם. הספק מפיק את סקיצת הארכיטקטורה ומזהה את סיכוני האינטגרציה. האפיון הפונקציונלי עובר עיגול שני לפי משוב בעלי העניין.
• שבוע שלישי. אומדן, מרשם סיכונים, תוכנית אספקה. ישיבת סקירה סופית מול מקבלי ההחלטות. הצעה חתומה בסוף השבוע, או החלטה ברורה של no-go עם תוצרי האפיון נמסרים בכל מקרה.

הנקודה האחרונה חשובה. גם אם בחרתם לא להמשיך, אתם יוצאים עם אפיון כתוב שאתם הבעלים שלו. רק זה שווה את עלות האפיון.

צ׳קליסט להערכת תהליך האפיון של ספק

לפני שאתם חותמים על משהו, שאלו את הספד את שבע השאלות האלה:

• כמה זמן לוקח שלב האפיון אצלכם בדרך כלל? (תשובות מקובלות: שבועיים עד ארבעה. כל דבר מעל שישה שבועות לפרויקט לא טריוויאלי אומר שהם לא ממושמעים.)
• אילו תוצרים נקבל בסוף האפיון, ואפשר לראות דוגמה אנונימית מלקוח קודם?
• האם האפיון מסתיים באומדן מחיר קבוע לשלב הבנייה?
• מי מהצוות שלכם משתתף באפיון, והאם אותם אנשים יהיו גם בשלב הבנייה?
• כמה בעלי עניין מצדנו אתם באמת צריכים לראיין?
• מה קורה אם בסוף האפיון נחליט לא להמשיך — האם אנחנו הבעלים של התוצרים?
• מה עלות האפיון, והאם היא קבועה או לפי שעה?

המבחן הכן

ספק שמריץ אפיון הדוק של שבועיים-שלושה, מפיק תוצרים אמיתיים, מתחייב על מחיר קבוע ומאפשר לכם ללכת עם האפיון אם החלטתם לא להמשיך — הספק הזה פועל מתוך ביטחון. הוא עשה את זה הרבה פעמים. הוא יודע את המספרים שלו. הוא לא מפחד מאחריות.

ספק שזקוק לשלושה חודשי סדנאות כדי לאפיין פרויקט שהוא יכול היה לחייב עליו כבר עכשיו — הוא מספר לכם משהו חשוב על איך שלב הבנייה ייראה. תקשיבו לאיתות הזה מוקדם. שישה חודשים שלא בוזבזו על הפרויקט הלא נכון הם שישה חודשים שהרווחתם.